Poucas pessoas dão importância a essa função tão importante para uma empresa. Importante por ser a “cara” da empresa, toda vez que chega um cliente, fornecedor ou qualquer pessoa proveniente da rua a primeira pessoa que se encontra é, ou deveria ser, a recepcionista. Uma recepcionista simpática, agradável e proativa é o primeiro passo para a fidelização de um cliente e para a condução de um processo de atendimento profissional.
Cordialidade, simpatia, discrição e comprometimento são fundamentais para que a empresa tenha uma recepção, ao menos, adequada. Interessantemente em algumas empresas a recepcionista é como se fosse o coração de uma empresa, por ser a responsável pelo agendamento de clientes/pacientes, como é o caso de clínicas médicas/odontológicas, e nesse caso as recepcionistas adquirem uma função de ainda maior importância.
Pode-se afirmar que entre as funções que uma recepcionista exerce estão:
- Agendar
- Conduzir
- Orientar
- Arquivar documentos
- Realizar e filtrar ligações
- Receber dinheiro (em algumas situações)
- Anotar e repassar informações de maneira fiel
Porém, em todos os casos é importante que esta importante profissional que inicia o ciclo de relacionamento empresa/cliente-fornecedor, deve ser valorizada assim como sua função. E, na verdade a função só é desvalorizada porque seus próprios profissionais permitiram, pois a sua função é sabidamente importante para qualquer empresa. Não obstante, é importante que os profissionais dessa área também se valorizem, aprimorando com aquisição de um novo idioma, de uma graduação, de conhecimentos intermediários de pacote Office (ou similar), de etiqueta, entre outros.
Na verdade, todos os funcionários de uma empresa devem ter o perfil de vendas, de vendedor, mas não devemos deixar ao olvido o fato de que essa função, a de recepcionista, pode significar aumento ou manutenção das vendas e do faturamento, que é o que toda empresa procura, por isso, ser comunicativa é uma das principais exigências para essa carreira.
Alvaro Concha é consultor de empresas
(alvaroconcha@gmail.com)
